Notas de clientes de terapeutas no iPhone: como as manter privadas
Escreve uma nota rápida depois de uma sessão, ou fotografa uma ficha que um cliente preencheu. Essa nota fica agora num telemóvel pessoal que pode sincronizar, ter cópias de segurança e ser emprestado. Bloqueie-a hoje e mantenha o seu registo formal onde as regras da sua prática dizem que deve estar.
O que preciso de saber?
- As regras profissionais vêm primeiro. Os deveres de registo, como a HIPAA nos EUA, são da sua responsabilidade. Nenhuma definição do telemóvel o põe em conformidade.
- As notas desbloqueadas estão abertas a quem tiver o seu código. O mesmo acontece com fotografias de documentos no seu rolo da câmara.
- O iCloud pode ter uma cópia. Com a proteção de dados padrão, a Apple guarda as chaves das Notas e Fotografias do iCloud que não estão bloqueadas.
Onde ficam realmente as minhas notas rápidas?
No telemóvel e, muitas vezes, também no iCloud. A página da Apple sobre a segurança dos dados do iCloud lista o que tem encriptação de ponta a ponta. As Notas e as Fotografias só estão abrangidas com a Proteção Avançada de Dados ativa. As notas bloqueadas são a exceção: a Apple diz que usam encriptação de ponta a ponta no iCloud.
As fotografias de formulários de admissão ou fichas vão parar ao seu rolo da câmara. Aparecem na pesquisa, nas Memórias e em qualquer biblioteca partilhada que use.
O que devo fazer hoje?
Estes passos são para o iOS 27.
- Defina uma palavra-passe para as notas. Definições → Apps → Notas → Palavra-passe. Escolha uma palavra-passe que não use em mais lado nenhum.
- Bloqueie cada nota de cliente. Abra a nota, toque no botão Mais e depois em Bloquear. (Apple)
- Tire as fotografias das fichas de Fotografias. Depois elimine-as e esvazie Eliminadas Recentemente.
- Use iniciais ou códigos, não nomes completos, em tudo o que for informal.
- Oculte as pré-visualizações. Definições → Notificações → Mostrar Pré-visualizações → Quando Desbloqueado. As mensagens de clientes deixam assim de aparecer no Ecrã Bloqueado.
- Passe as notas para o seu sistema de registo e elimine a cópia do telemóvel quando já lá estiverem.
A Apple diz que uma nota bloqueada fica aberta alguns minutos e volta a bloquear-se quando fecha as Notas. A Apple diz também que não consegue recuperar notas bloqueadas se se esquecer de uma palavra-passe de notas exclusiva.
O que não se pode bloquear nas Notas?
A Apple lista limites. As notas com etiquetas, PDF, áudio ou vídeo não podem ser bloqueadas. As notas sincronizadas do Gmail ou do Yahoo não podem ser bloqueadas, nem as notas partilhadas. Se iniciar sessão com uma Conta Apple Gerida, não pode bloquear notas de todo.
Devo usar antes um telemóvel de trabalho?
Muitas vezes, sim, se a sua prática fornecer um. Pergunte a quem o gere como as notas são guardadas e como se faz cópia de segurança. Um telemóvel pessoal mistura material de clientes com fotografias de família, contas partilhadas e momentos em que é emprestado.
Do que isto não protege
Uma nota bloqueada ou um cofre protege a cópia do telemóvel. Não é um registo de saúde eletrónico, um registo de auditoria nem um programa de conformidade. O Cryptile não faz nenhuma afirmação de conformidade com a HIPAA ou outra. Se não tiver a certeza do que as suas regras exigem, fale com a sua ordem profissional ou com um advogado.
Quem o vir desenhar o padrão pode abrir o seu cofre. Se perder o padrão e a frase de recuperação, o cofre perde-se.
Faça-o com o Cryptile
O Cryptile guarda notas seguras, fotografias e PDF num cofre aberto por um padrão, não pelo seu código. Cada ficheiro é encriptado com AES-256-GCM, com chaves criadas no seu telemóvel, sem conta e sem servidor.