Terapeutens klientnotater på iPhone: hold dem private
Du skriver et raskt notat etter en time, eller tar bilde av et arbeidsark en klient har fylt ut. Det notatet ligger nå på en privat telefon som kan synkroniseres, sikkerhetskopieres og bli lånt bort. Lås det i dag, og hold den formelle journalen der reglene for praksisen din sier at den hører hjemme.
Hva bør jeg vite?
- Yrkesreglene kommer først. Plikter til journalføring, som HIPAA i USA, er ditt ansvar. Ingen telefoninnstilling gjør at du oppfyller dem.
- Ulåste notater er åpne for alle som har koden din. Det samme gjelder bilder av papirer i kamerarullen.
- iCloud kan ha en kopi. Med standard databeskyttelse har Apple nøklene til ulåste notater og bilder i iCloud.
Hvor ligger de raske notatene mine egentlig?
På telefonen, og ofte i iCloud også. Apples side om datasikkerhet i iCloud viser hva som er ende-til-ende-kryptert. Notater og Bilder dekkes bare når Avansert databeskyttelse er slått på. Låste notater er unntaket: Apple sier at de bruker ende-til-ende-kryptering i iCloud.
Bilder av inntaksskjemaer eller arbeidsark havner i kamerarullen. De dukker opp i søk, Minner og ethvert delt bibliotek du bruker.
Hva bør jeg gjøre i dag?
Disse trinnene gjelder iOS 27.
- Velg et passord for notater. Innstillinger → Apper → Notater → Passord. Velg et passord du ikke bruker noe annet sted.
- Lås hvert klientnotat. Åpne notatet, trykk på Mer-knappen og deretter Lås. (Apple)
- Flytt bilder av arbeidsark ut av Bilder. Slett dem så og tøm Nylig slettet.
- Bruk initialer eller koder, ikke fulle navn, i alt som er uformelt.
- Skjul forhåndsvisninger. Innstillinger → Varslinger → Vis forhåndsvisninger → Når låst opp. Da holdes meldinger fra klienter borte fra låseskjermen.
- Flytt notatene inn i journalsystemet ditt og slett kopien på telefonen når de er der.
Apple sier at et låst notat forblir åpent i noen minutter og låses igjen når du lukker Notater. Apple sier også at selskapet ikke kan gjenopprette låste notater hvis du glemmer et eget passord for notater.
Hva kan ikke Notater låse?
Apple oppgir grenser. Notater med emneknagger, PDF-er, lyd eller video kan ikke låses. Notater som synkroniseres fra Gmail eller Yahoo kan ikke låses, og det kan heller ikke delte notater. Logger du på med en administrert Apple-konto, kan du ikke låse notater i det hele tatt.
Bør jeg heller bruke en jobbtelefon?
Ofte ja, hvis praksisen din stiller med en. Spør den som drifter den, hvordan notater lagres og sikkerhetskopieres. En privat telefon blander klientmateriale med familiebilder, delte kontoer og øyeblikk der noen låner telefonen.
Hva dette ikke beskytter mot
Et låst notat eller et hvelv beskytter kopien på telefonen. Det er ikke en elektronisk pasientjournal, et revisjonsspor eller et etterlevelsesprogram. Cryptile påstår ikke å oppfylle HIPAA eller andre regelverk. Er du usikker på hva reglene dine krever, snakk med yrkesorganisasjonen din eller en advokat.
Alle som ser deg tegne mønsteret, kan åpne hvelvet ditt. Mister du både mønsteret og gjenopprettingsfrasen, er hvelvet borte.
Gjør det med Cryptile
Cryptile holder sikre notater, bilder og PDF-er i et hvelv som åpnes med et mønster, ikke koden din. Hver fil krypteres med AES-256-GCM, med nøkler laget på telefonen din, ingen konto og ingen server.
Cryptile er gratis for opptil 2 hvelv, 100 bilder og 10 videoer, med ubegrensede notater og filer. Plus gir søk i hvelvet for $19.99 i året (7 dagers gratis prøveperiode) eller $39.99 én gang.