Klientennotizen auf dem iPhone: So bleiben sie privat
Sie tippen nach einer Sitzung schnell eine Notiz oder fotografieren ein Arbeitsblatt, das ein Klient ausgefüllt hat. Diese Notiz liegt nun auf einem privaten Telefon, das synchronisiert, gesichert und manchmal verliehen wird. Sperren Sie sie heute und führen Sie Ihre offizielle Dokumentation dort, wo die Regeln Ihrer Praxis es vorsehen.
Was muss ich wissen?
- Berufliche Regeln gehen vor. Dokumentationspflichten wie HIPAA in den USA liegen in Ihrer Verantwortung. Keine Telefoneinstellung macht Sie regelkonform.
- Nicht gesperrte Notizen sind für jeden offen, der Ihren Code kennt. Das gilt auch für Fotos von Unterlagen in Ihrer Fotomediathek.
- iCloud hat womöglich eine Kopie. Beim Standard-Datenschutz hält Apple die Schlüssel zu nicht gesperrten Notizen und Fotos in iCloud.
Wo liegen meine schnellen Notizen wirklich?
Auf dem Telefon und oft auch in iCloud. Apples Seite zur Datensicherheit in iCloud listet auf, was Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist. Notizen und Fotos sind nur mit aktiviertem Erweitertem Datenschutz abgedeckt. Gesperrte Notizen sind die Ausnahme: Laut Apple nutzen sie in iCloud Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Fotos von Aufnahmebögen oder Arbeitsblättern landen in Ihrer Fotomediathek. Sie tauchen in der Suche, in Rückblicken und in jeder geteilten Mediathek auf, die Sie nutzen.
Was sollte ich heute tun?
Diese Schritte gelten für iOS 27.
- Legen Sie ein Passwort für Notizen fest. Einstellungen → Apps → Notizen → Passwort. Wählen Sie ein Passwort, das Sie nirgends sonst nutzen.
- Sperren Sie jede Klientennotiz. Öffnen Sie die Notiz, tippen Sie auf die Taste Mehr und dann auf Sperren. (Apple)
- Verschieben Sie Fotos von Arbeitsblättern aus Fotos. Löschen Sie sie danach und leeren Sie „Zuletzt gelöscht“.
- Nutzen Sie Initialen oder Kürzel, keine vollständigen Namen, in allem Informellen.
- Blenden Sie Vorschauen aus. Einstellungen → Mitteilungen → Vorschauen zeigen → Wenn entsperrt. So bleiben Nachrichten von Klienten vom Sperrbildschirm fern.
- Übertragen Sie Notizen in Ihr Dokumentationssystem und löschen Sie die Kopie auf dem Telefon, sobald sie dort ist.
Laut Apple bleibt eine gesperrte Notiz einige Minuten lang geöffnet und wird wieder gesperrt, wenn Sie Notizen schließen. Apple sagt außerdem, dass es gesperrte Notizen nicht wiederherstellen kann, wenn Sie ein eigenes Notizen-Passwort vergessen.
Was kann Notizen nicht sperren?
Apple nennt Grenzen. Notizen mit Tags, PDFs, Audio oder Video lassen sich nicht sperren. Notizen, die aus Gmail oder Yahoo synchronisiert werden, lassen sich nicht sperren, geteilte Notizen ebenso wenig. Melden Sie sich mit einem verwalteten Apple-Account an, können Sie überhaupt keine Notizen sperren.
Sollte ich stattdessen ein Diensthandy nutzen?
Oft ja, wenn Ihre Praxis eines stellt. Fragen Sie die zuständige Person, wie Notizen dort gespeichert und gesichert werden. Ein privates Telefon vermischt Klientenmaterial mit Familienfotos, geteilten Konten und Momenten, in denen Sie es verleihen.
Wovor das nicht schützt
Eine gesperrte Notiz oder ein Tresor schützt die Kopie auf dem Telefon. Das ist keine elektronische Patientenakte, kein Prüfprotokoll und kein Compliance-Programm. Cryptile erhebt keinen Anspruch auf HIPAA- oder sonstige Regelkonformität. Wenn Sie unsicher sind, was Ihre Regeln verlangen, sprechen Sie mit Ihrer Berufskammer oder einer Anwältin oder einem Anwalt.
Wer Ihnen beim Zeichnen des Musters zusieht, kann Ihren Tresor öffnen. Verlieren Sie sowohl Muster als auch Wiederherstellungsphrase, ist der Tresor weg.
So geht es mit Cryptile
Cryptile bewahrt sichere Notizen, Fotos und PDFs in einem Tresor auf, der sich mit einem Muster öffnet, nicht mit Ihrem Code. Jede Datei wird mit AES-256-GCM verschlüsselt, mit Schlüsseln, die auf Ihrem Telefon erzeugt werden, ohne Konto und ohne Server.
Cryptile ist kostenlos bis 2 Tresore, 100 Fotos und 10 Videos, mit unbegrenzt Notizen und Dateien. Plus ergänzt die Suche im Tresor für $19.99 im Jahr (7 Tage kostenlos testen) oder $39.99 einmalig.