Cliëntnotities van een therapeut op je iPhone privé houden
Je typt na een sessie snel een notitie, of fotografeert een werkblad dat een cliënt heeft ingevuld. Die notitie staat nu op een privételefoon die synchroniseert, back-ups maakt en weleens wordt uitgeleend. Vergrendel hem vandaag, en bewaar je officiële dossier waar de regels van je praktijk dat voorschrijven.
Wat moet ik weten?
- Beroepsregels gaan voor. Plichten rond dossiervorming, zoals HIPAA in de VS, zijn jouw verantwoordelijkheid. Geen telefooninstelling maakt je compliant.
- Niet-vergrendelde notities zijn open voor iedereen met je toegangscode. Dat geldt ook voor foto's van papierwerk in je filmrol.
- iCloud kan een kopie hebben. Bij standaard gegevensbescherming heeft Apple de sleutels van niet-vergrendelde iCloud-notities en -foto's.
Waar staan mijn snelle notities echt?
Op de telefoon, en vaak ook in iCloud. Apples pagina over iCloud-gegevensbeveiliging noemt wat end-to-end versleuteld is. Notities en Foto's vallen daar alleen onder als Geavanceerde gegevensbescherming aan staat. Vergrendelde notities zijn de uitzondering: Apple zegt dat die in iCloud end-to-end versleuteld zijn.
Foto's van intakeformulieren of werkbladen komen in je filmrol terecht. Ze verschijnen in zoekresultaten, Herinneringen en elke gedeelde bibliotheek die je gebruikt.
Wat moet ik vandaag doen?
Deze stappen gelden voor iOS 27.
- Stel een wachtwoord voor notities in. Instellingen → Apps → Notities → Wachtwoord. Kies een wachtwoord dat je nergens anders gebruikt.
- Vergrendel elke cliëntnotitie. Open de notitie, tik op de knop Meer en dan op Vergrendel. (Apple)
- Haal foto's van werkbladen uit Foto's. Verwijder ze daarna en maak Recent verwijderd leeg.
- Gebruik initialen of codes, geen volledige namen, in alles wat informeel is.
- Verberg voorvertoningen. Instellingen → Berichtgeving → Toon voorvertoning → Indien ontgrendeld. Berichten van cliënten blijven dan van het toegangsscherm af.
- Zet notities over naar je dossiersysteem en verwijder de kopie op de telefoon zodra ze daar staan.
Apple zegt dat een vergrendelde notitie een paar minuten open blijft en weer vergrendelt als je Notities sluit. Apple zegt ook dat het vergrendelde notities niet kan herstellen als je een apart wachtwoord voor notities vergeet.
Wat kan Notities niet vergrendelen?
Apple noemt beperkingen. Notities met tags, pdf's, audio of video kunnen niet worden vergrendeld. Notities die synchroniseren vanuit Gmail of Yahoo kunnen niet worden vergrendeld, en gedeelde notities ook niet. Log je in met een beheerd Apple-account, dan kun je helemaal geen notities vergrendelen.
Moet ik niet beter een werktelefoon gebruiken?
Vaak wel, als je praktijk er een geeft. Vraag wie hem beheert hoe notities worden bewaard en geback-upt. Een privételefoon mengt cliëntmateriaal met familiefoto's, gedeelde accounts en momenten waarop je hem uitleent.
Waartegen beschermt dit niet?
Een vergrendelde notitie of een kluis beschermt de kopie op de telefoon. Het is geen elektronisch patiëntendossier, geen audittrail en geen complianceprogramma. Cryptile claimt geen HIPAA- of andere compliance. Weet je niet zeker wat je regels vereisen, praat dan met je beroepsvereniging of een advocaat.
Iedereen die meekijkt terwijl je je patroon tekent, kan je kluis openen. Raak je zowel je patroon als je herstelzin kwijt, dan is de kluis weg.
Doe het met Cryptile
Cryptile bewaart beveiligde notities, foto's en pdf's in een kluis die opent met een patroon, niet met je toegangscode. Elk bestand is versleuteld met AES-256-GCM, met sleutels die op je telefoon worden gemaakt, zonder account en zonder server.
Cryptile is gratis voor maximaal 2 kluizen, 100 foto's en 10 video's, met onbeperkt notities en bestanden. Plus voegt zoeken in de kluis toe voor $19.99 per jaar (7 dagen gratis proef) of eenmalig $39.99.